Lieux de Retraites · Ressource organisateur
Checklist d’organisation J-180 → J+7
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Projet
Date de début
Pour un suivi synchronisé, utilisez la checklist interactive avec un compte organisateur.
J-180 → J-120Cadrer le projet
Intention, public, dates et enveloppe budgétaire.
- Clarifier l’intention et le format (durée, thème, niveau)
- Définir le public cible et la capacité souhaitée
- Bloquer 2–3 créneaux de dates possibles
- Esquisser un budget prévisionnel (lieu, animation, com, marge)
- Estimer un prix par participant et un seuil de rentabilité
J-120 → J-90Trouver et réserver le lieu
Recherche, visites, négociation et contrat.
- Lister les critères du lieu (capacité, salles, hébergement, accès)
- Constituer une shortlist de 3 à 5 lieux
- Visiter (ou visio) et valider l’adéquation terrain
- Comparer devis / conditions (caution, annulation, exclusivité)
- Relire le contrat avant signature
- Réserver officiellement et verser l’acompte
J-90 → J-60Construire l’offre
Programme, équipe, partenaires et page d’inscription.
- Rédiger le déroulé jour par jour (sessions, pauses, repas)
- Confirmer animateurs / prestataires et leurs besoins techniques
- Valider avec le lieu : salles, literie, cuisine, matériel
- Créer la page de présentation et le tunnel d’inscription
- Préparer CGV, politique d’annulation et mentions légales
- Vérifier assurances (RC pro, annulation éventuelle)
J-60 → J-30Lancer la communication
Visibilité, inscriptions et premiers acomptes participants.
- Finaliser visuels, texte et promesse claire de l’offre
- Annoncer le lancement (newsletter, réseaux, partenaires)
- Activer early-bird ou offre early bird limitée
- Suivre les inscriptions et relancer les intéressés
- Surveiller le seuil de remplissage / point de non-retour
- Encaisser acomptes et planifier le solde
J-30 → J-14Figer la logistique
Effectifs, besoins terrain et communication participants.
- Confirmer l’effectif au lieu (chambres, repas, salles)
- Collecter allergies, régimes et besoins particuliers
- Préparer kit participant (itinéraire, packing list, contact)
- Lister et commander le matériel manquant
- Répartir les rôles sur place (accueil, timing, urgences)
- Décider go / no-go selon le seuil et les clauses
J-14 → J-7Derniers réglages
Listes nominatives, brief équipe et messages J-7.
- Envoyer la liste nominative au lieu
- Verrouiller le planning horaire et les salles
- Briefer l’équipe (déroulé, contacts, plan B météo)
- Envoyer le message pratique J-7 aux participants
- Vérifier soldes restants et rappels de paiement
- Noter contacts d’urgence (lieu, médecins, taxi)
J-7 → J-1Semaine avant
Checklists finales, courses et état d’esprit.
- Préparer bagages / matériel orga et check-list véhicule
- Finaliser courses ou validation menus avec le lieu
- Imprimer badges, planning, listes et fiches d’émargement
- Vérifier météo et adapter les activités extérieures
- Confirmer arrivées équipe + créneau d’ouverture du lieu
- Prévoir une marge de repos avant le jour J
Jour JSur place
Accueil, fluidité du déroulé et présence.
- Arriver tôt : ouvrir les salles, tester sono / wifi
- Accueillir, pointer les arrivées, rassurer les retardataires
- Poser le cadre (horaires, silence, photos, sécurité)
- Tenir le timing tout en restant flexible
- Rester en lien avec le référent du lieu
- Noter au fil de l’eau ce qui marche / à améliorer
J+1 → J+7Clôturer et capitaliser
Remerciements, bilans et prochaines dates.
- Envoyer remerciements participants + lieu + équipe
- Collecter les retours (formulaire court)
- Clôturer la comptabilité (revenus, coûts, marge réelle)
- Faire un débrief écrit (points forts / à corriger)
- Demander avis / témoignages exploitables
- Décider de la prochaine date ou du prochain format